Ci sono infiniti modi per informare le persone di un evento. Alcuni sono più efficaci di altri, soprattutto quando sono ben chiari gli obiettivi da raggiungere.

Il primo passo che facciamo attualmente quando vogliamo comunicare un messaggio che raggiunga il maggior numero di persone è utilizzare il web. L’organizzazione di eventi è uno di quei campi in cui la rete fornisce molte opportunità pubblicitarie, gratuite e non. Per decidere quali e quanti strumenti utilizzare, è necessario riflettere sulla propria situazione e porsi degli obiettivi da raggiungere così da sapere dove concentrare gli sforzi (e a volte anche il budget). Maggiore è l’importanza che noi stessi diamo al nostro evento, maggiori sono le risorse che metteremo in campo per massimizzare l’affluenza e la consapevolezza di cosa sta per avvenire.

Se il nostro obiettivo è l’organizzazione di un evento a Milano, dobbiamo iniziare scegliendo una location adeguata e funzionale. Dobbiamo tenere in considerazione sia la capienza che l’immagine proposta dal locale nel quale si terrà l’evento: nelle anticipazioni in rete potrebbe essere utile lasciare trapelare qualche particolare della location che valorizza la serata o l’avvenimento. Una volta fatto questo, dobbiamo partire dai mezzi che abbiamo già a disposizione per cominciare a far girare la voce. Il nostro sito internet sarà il centro della comunicazione intorno all’evento ma non necessariamente il punto più visibile; al suo interno abbiamo spazio a disposizione per svelare dettagli e dare più informazioni ma dobbiamo fare in modo che le persone arrivino alla pagina comodamente, spinte dall’interesse.

Per fare questo, un passaggio obbligatorio è creare un evento su Facebook e invitare quante più persone possibile. Inventiamo un #hashtag e cominciamo a usarlo ossessivamente su Twitter, pubblichiamo piccoli indizi su Instagram: i social devono brulicare di interventi sull’evento che stiamo organizzando! Potrebbe essere molto efficace utilizzare le campagne Facebook Ads per promuovere post oculatamente scritti, con il risultato di dare visibilità all’evento e al nostro sito. Tra le caratteristiche di questo tipo di pubblicità c’è la possibilità di restringere molto il target di persone a cui far vedere il banner: se ci stiamo dedicando all’organizzazione di un evento a Milano, possiamo indicare la posizione geografica degli utenti perché solo gli abitanti di quella città o provincia vedano il nostro post sponsorizzato.

 

Mentre continuiamo a movimentare i diversi social, cerchiamo altri che ci aiutino a parlare del nostro evento. Due strade da percorrere, se possibile contemporaneamente, sono i quotidiani online e i blogger locali. Potremmo scrivere un comunicato stampa da mandare ai giornali che pubblicano anche sul web per dare risalto all’avvenimento che avrà luogo: spesso le testate hanno bisogno di articoli relativi agli appuntamenti locali e difficilmente rifiuteranno di pubblicarlo se è ben scritto e riguarda un evento interessante. I blogger hanno molta influenza sulle persone, soprattutto se hanno una fanbase solida, e invitarli potrebbe essere un buon modo per spingerli a scrivere qualcosa sulla serata a cui parteciperanno. È importante che scegliamo persone collegate al settore di cui ci occupiamo, così da essere certi di rappresentare davvero un interesse per i loro iscritti/lettori. Chi si occupa di organizzazione di eventi in città importanti come Milano ha a disposizione una vasta rosa di quotidiani, blogger e personaggi noti che può contattare per dare risalto a ciò che sta per accadere in città.

 

Una volta che i canali di comunicazione sono aperti e le informazioni cominciano a girare, non si deve lasciare la presa sull’attenzione del pubblico. Ecco per quale motivo all’inizio abbiamo sottolineato l’importanza di avere una strategia: i nostri lettori/follower/amici devono restare ben svegli e interessati fino all’arrivo della data scelta e potrebbe non essere semplice evitare di cadere nel banale. Cerchiamo di far lavorare la creatività, ideando contenuti inediti che possano meravigliare lasciando in sospeso qualcosa. Usiamo i mezzi che la tecnologia ci mette a disposizione: i video sono un ottimo strumento di comunicazione per il web e i social grazie alla tendenza a diventare virali. E poi potremmo inventare qualche premio, magari per i primi X iscritti, o un regalo per chi porta un amico.

 

Qualsiasi strada percorribile con un rapporto costi/benefici sensato dovrebbe essere seguita. Se utilizzeremo al meglio tutte le opportunità offerte dal web per organizzare eventi, riusciremo a massimizzare la loro portata sia in termini di affluenza che di awareness con un sensibile aumento dell’interesse verso le nostre attività.

Fonti:

http://www.bee-social.it/come-promuovere-un-evento-sul-web/

http://www.bee-social.it/come-pubblicizzare-un-evento-online-locale-altre-7-vie-da-considerare/

 

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